10 tips voor het succesvol organiseren van een relatie-event

Een van de door Budeco regelmatig met succes gebruikte Business Development instrumenten is een inhoudelijke relatie-evenement. Het geeft een duidelijke focus en een kapstok om verschillende inhoudelijke en commerciële activiteiten aan op te hangen. Of het nu gaat om relatiemanagement met uw huidige contacten of het vinden van nieuwe klanten, zo’n evenement is vaak zeer effectief. Zorg er wel voor dat de randvoorwaarden goed worden ingevuld, in dit artikel helpen we u graag een handje met het delen van de in onze ogen 10 belangrijkste tips bij het organiseren van een commercieel event.

De kernwoorden van een relatie evenement, zoals wij voor ogen hebben:

• Een evenement tussen de 10 en ongeveer 50 bezoekers.
• Gratis
• Maximaal een halve dag
• Een inhoudelijk sterke sessie, meestal met een verhaal een of meer goede sprekers
• Voldoende ruimte voor inhoudelijke interactie tussen uw organisatie en de deelnemers en de deelnemers onderling
• Afsluiting met informele lunch of borrel

Onze 10 belangrijkste tips om van uw relatie-event een succes event te maken (inclusief een paar open deuren, hopen we ;-)):

1. Planning: Ergens tussen 10 en 8 weken voor de datum van het evenement dient de marketing voor het evenement te starten. Dus zorg voor die dag voor het programma, de sprekers en een locatie.
2. Doelstelling: Stel een duidelijk doel. Wat wilt u bereiken met het evenement? Een nieuwe sector betreden? Een nieuw product introduceren? Bestaande relaties versterken? Probeer op basis van de doelstelling ook vooral u kengetallen te bepalen: Hoeveel mensen moeten er komen? Hoeveel vervolggesprekken? Hoeveel offerte aanvragen? Hoeveel nieuwe klanten? etc. etc.
3. Titel: Kies een pakkende titel. Kijk naar wat populair is. Profiteer van hypes, maar voorkom hypemoeheid en clichés. Bij twijfel, denk aan het doel wat u wilt bereiken: profileren actief te zijn in gebied x of bijvoorbeeld juist een alternatief voor y zijn, etc. etc.
4. Programma: zorg voor goede sprekers, minimaal één iemand van uw eigen organisatie, zoek een klant die zelf vertelt over de case waar u als organisatie een belangrijke rol in heeft gespeeld. Check wel of deze klant de boodschap ook kan presenteren, maak er anders een duo presentatie van. Goed spreken is niet voor iedereen weggelegd. Wees eerlijk over de competenties van uw zelf en uw medewerkers. Soms kan een professionele interviewer, dagvoorzitter of inleider ook net het verschil maken tussen succes en falen.
5. Intro: vergeet in de intro en afsluiting niet in het kort te vertellen wat u als organisatie zelf kan en wil betekenen voor de aanwezige en hoe men daarover met u verder van gedachten kan wisselen. Een veelgemaakte fout is een te vol programma, waarbij vervolgens de intro te snel wordt afgeraffeld. Mits de rest van de middag niet te commercieel is vinden deelnemers het prima om iets te horen over je organisatie.
6. Locatie: Zoek een locatie die bij u past, niet alleen qua omvang, maar ook qua uitstraling. Is het budget beperkt, neem dan de tijd om even goed te vergelijken, de prijzen kunnen extreem ver uit elkaar liggen. Er bestaan al leuke zaaltjes voor 25 bezoekers vanaf 100,- euro huur plus catering. Zorg dat de ruimte niet te klein is, de hoeveelheid mensen die in de ruimte kunnen in een u-vorm is meestal de max wat prettig is.
7. Marketing materiaal: Heeft u banners, rollup-screens, folders? Neem ze vooral mee en richt de zaal zo in dat ze goed tot hun recht komen. Denk ook aan de zichtbaarheid van uw bedrijfsnaam/logo bij het maken van foto’s van het event.
8. Netwerken: Zorg dat er voldoende mensen van uw organisatie aanwezig zijn, zodat tijdens de inloop, de pauzes en de borrel alle aanwezig met minimaal 1 en liefst meer mensen van uw organisatie contact hebben gehad.Instrueer medewerkers wat er van ze verwacht wordt (en verbiedt ze met elkaar te praten tijdens het event ;-)).
9. Uitnodigingen: Naast het uitnodigen van eigen contacten via mail of post, is het ook verstandig om extern lawaai te maken, denk aan aankondigen via social media, zoals bijvoorbeeld: Linkedin (evenementen, groups, status updates), Twitter, Facebook (events, status updates), (online) evenementen kalenders. Ook betaalde uitingen zoals Google Adwords, Facebook Ads en Linkedin Ads zijn soms behoorlijk interessant. Ook zijn er vaak al websites, (online) nieuwsbrieven en dergelijke waarbij het nuttig kan zijn een advertorial te plaatsen.
   Wanneer u een specifieke doelgroep voor ogen hebt kan het ook goed werken om zelf een lijst te maken van bijvoorbeeld 50 organisaties waar u graag kennis mee zou willen maken. Vervolgens kunt u bijvoorbeeld op Linkedin te zoeken naar functienamen een lijst met bedrijven en namen van de relevante personen maken en deze benaderen. Dat hoeft niet perse electronisch, sterker nog een fysieke brochure via de post met een nabel actie is ondanks de hogere kosten momenteel veelal efficiënter. Dit kan behoorlijk koude acquisitie zijn, maar doordat u de betreffende persoon uitnodigt voor een zeer waarschijnlijk goed passend en ook nog eens gratis event, is het veelal vrij eenvoudig een leuk en gemakkelijk gesprek. Ook hier is het goed te realiseren dat er binnen uw organisatie medewerkers moeten zijn die dit kunnen en durven en onvoldoende tijd vrij maken om het daadwerkelijk te doen. Zo niet: overweeg dan een extern bureau in te huren. Budeco helpt brengt u graag in contact met een geschikte partij.
10. Follow up: Zorg na het event voor follow up en betrek alle aanwezige medewerkers daarbij; laat iedereen (aan iedereen) rapporteren: met wie hij heeft gesproken, waarover, en welke follow up er op welke termijn gaat plaatsvinden (en monitor dit ook, tot dat iedereen alle punten daadwerkelijk heeft gedaan.

Dit artikel verscheen eerder als goodpractice op budeco.nl: http://budeco.nl/good-practices/evenementenmarketing/
Wilt u ondersteuning bij uw business development of bij het organiseren van een evenement? Neem dan contact op met Budeco.